Não deixe a comunicação da sua empresa virar um martelo!

Polycom: a estrela das reuniões está ultrapassada? (Clique para detalhes do produto)

 Deixar de aproveitar meios tradicionais de comunicação pode ser um tiro no pé da sua empresa

O motivo deste post foi ter visto uma promoção de um equipamento venerável: o Polycom SoundStation, que sempre vendeu muito bem aqui na MicroSafe. Trata-se de um telefone para realizar audioconferências, tendo vários modelos e capacidades Ganhou o apelido de estrelinha, dado o seu formato que lembra tanto uma estrela-do-mar, como uma nave espacial do universo de Jornada das Estrelas, dependendo do seu nível Geek. E me peguei pensando se meus filhos não achariam um equipamentos destes ultrapassado, atualmente. Daí veio a reflexão abaixo:

O e-mail foi, e continua sendo, uma revolução no mundo dos negócios. É um veículo de comunicação que agrega várias ferramentas à mensagem que ele carrega, adicionando imagens, documentos, servindo para marcar reuniões, enfim, uma tremenda mão na roda para quem trabalha, e precisa se comunicar de maneira eficiente.

O problema de se encantar com uma solução só é cair na armadilha do martelo. Aquela, que diz que quando sua única ferramenta é um martelo, então todos os seus problemas, automaticamente, viram pregos. O e-mail pode até servir para tudo, mas decididamente não é a ferramenta mais eficiente em todos os casos.

Não só hoje temos diversas outras ferramentas de comunicação, cada uma podendo ser usada em um caso específico (O Twitter é ótimo para comunicar acontecimentos, e é melhor combinar um almoço pelo Facebook ou pelo MSN, por exemplo, entre diversos outros exemplos envolvendo SMS´s, etc), como não deixamos de ter uma ferramenta clássica que é o… telefone!

Tempos atrás, eu ficava impressionado como a minha equipe perdia um tempo gigantesco escrevendo um e-mail de quatro parágrafos para um cliente ou fornecedor quando poderia simplesmente ligar para a outra parte, resolver o problema melhor, beneficiando-se da interação natural que uma conversa “em tempo real” proporciona.

A questão aqui é que estamos usando as ferramentas de comunicação para nos isolarmos! O e-mail de 2 páginas, você escreve sozinho e depois manda, sem ter que ouvir críticas ou reclamações da outra parte, até que ele retorne. É como se livrar de um cliente ou tarefa, ao invés de tirar o melhor da interação que ele proporciona.

E para darmos a real dimensão do absurdo a que chegamos, pare um pouco pra pensar se, antes da tecnologia adentrar sua vida, você usava o termo “conversar em tempo real” simplesmente para um bate-papo!

Antes que você ache que queremos voltar ao tempo das reuniões tribais, somos uma empresa que respira tecnologia, desde que ela de fato nos ajude a ganhar tempo. Sem frescuras! A MicroSafe nunca tem reunião, e não gera um grama de papel por mês, por exemplo. É tudo online. Mas audioconferência, telefone, MSN, Facebook, Google+, etc… tudo isso nós temos, e usamos, um para cada propósito específico. Hoje mesmo, nossa Gerente de Vendas está em uma reunião de negócios com diversas empresas do Rio de Janeiro. Quando ela chegar, como ela vai me dar o feedback? Escrevendo um relatório de 5 páginas e me mandando por e-mail? Postando pelo Facebook? Nah! Ela vai pegar o telefone, me contar do principal, e na própria ligação, aí sim, teremos uma interação proveitosa e criaremos vários itens de ação que entrarão para nosso sistema de CRM.

Se precisarmos, por outro lado, apresentar um projeto para um dos clientes acima, este sim, será lido por um corpo técnico, e precisa necessariamente ter quantas páginas for preciso para não só apresentar a solução, mas como também evidenciar seus benefícios.  Aliás, pelo tamanho dos posts aqui do Blog, dá pra perceber que escrever não é problema pra gente… Mais na frente? Usamos o Polycom SoundStation para reunir comercial, desenvolvimento e cliente em uma conversa rápida, para ajustar parâmetros. Na verdade, nada precisa levar mais tempo que a voz humana, oras.

A questão é filosófica também, percebe-se. Criar vários níveis fechados de hierarquia na empresa, geralmente, acaba por formalizar a comunicação, que aí, toma caminhos longos e tortuosos para chegar onde devia. Nestes casos, nem telefone, nem MSN ou qualquer outro meio de comunicação instantânea (olhaí, o telefone ganhou um nome cool, retroativamente) irão lhe ajudar a agilizar suas comunicações.

No mais, use tudo que estiver a seu dispor. E sem pudores de ser criticado por isso ou aquilo. No final das contas, o que interessa é se você tem como medir a produtividade que alcança, com as decisões que toma. Manda pirão!